あなたに時間が無い原因を考えてみる

忙しいビジネスパーソンは何とかして時間を作れないかと考えています。また、同じ多忙でも仕事に追われて忙しい人もいれば、うまく仕事を進めて余裕がある人もいます。

この違いがどこから来るのかを考えることが大切ですが、「仕事に追われて忙しい人」は思考停止状態なので、余裕がある人との違いを考えようとしません。

これでは忙しさは改善されずストレスが溜まります。しかし時間は仕組み化・システム化すれば捻出できるのです。

「忙しい＝善」の考えをやめる

ビジネスパーソンは忙しい方が良いとされています。

また、忙しい人自身もそう考えてます。

しかし最近では世界の働き方との比較や、国内でも働き方改革が叫ばれているので「忙しい＝善」の考えを捨てることから始める必要があります。

暇なとき、急にクレームの電話が鳴ると…

ここに営業マン・A氏がいます。A氏は今日一日、暇でどうしようと考えていましたが、そこに一本の電話が鳴りました。クレームが発生したのです。

A氏は先程の暇はどこへやらで、急に忙しくなります。

まずはクレームの状況を電話で確認します。A氏のミスで間違った部品が届いていることが分かりました。すぐ部品を入れ替えなければなりません。何度も丁寧に謝罪をして電話を切ります。

上司に報告し、工場にも電話して客先に向かいます。まずは担当者に謝罪し、問題の部品を確認します。やはりA氏のミスで間違った部品が届いていました。

客先を後にしたA氏は工場に納期を確認しますが、すぐに分からないので、また電話することにしました。

帰社後、状況を上司に報告し、工場に電話します。ようやく部品の納期が分かりました。今度は客先に納期を知らせます。

これでようやく一段落ですが、今度はミスの原因を報告書にまとめます。また、納期は配送担当者だけというわけにはいかないので、A氏も納品に立ち会います。

対応は業界にもよりますが、おおよそこんな流れのはずです。

ひとつのミスでどれだけ大変になるか…！

ここで考えて欲しいのは、たったひとつのミスのおかげでA氏が多忙を極めたことです。
ミスひとつでこれほどの時間と労力が削られるのです。

時間がないという人は、まず「大きく時間が削られること」が無いかを振り返って下さい。それがミスによるものなら、ミスが起こらない仕組みを考えて欲しいのです。

普段は電話やメールで間に合うことでもクレームになるとそうは行きません。何度も現場に足を運ぶ必要があるからです。行き道で1時間、現場で1時間、帰り道で1時間なら3時間が削られます。更に各方面への連絡、調整、報告書の作成もあります。

また、自分のミスなら事後処理を誰かに丸投げすることもできません。ほとんどの処理に自分が関わる必要があるので、普段よりも仕事に時間がかかるのです。

なので「ミスをしない」「ミスを最小限にする」ことが大切だと認識しましょう。

では「生産的な忙しさ」なら良いのか？

先程の例は「非生産的な忙しさ」でしたが「生産的な忙しさ」ならよいのでしょうか。比較すればそうですが、その仕事が本当に生産的かを検討する必要があります。

日本人は仕事自体をありがたいものと考えています。どんな仕事でも手を抜かずにきちんと、…これ自体は善ですが、場合によっては悪にもなります。

サービス業はどこまでやっても仕事が終わりません。どこまでも仕事を広げられるからです。製造業のように「この受注分を作ったら今日は終わり」ではないのです。

2012年の日本の産業構造はサービス業が75％(製造業は25％)です。なので「限りなく仕事が広がる傾向」は日本全体の問題なのです。

例えばある飲食店があります。この店は目が回るほどの品数で、煮物、焼き物、揚げ物、蒸し物、サラダなど、ほぼ全種類の料理があります。

サラダならシーザーサラダ、海鮮サラダ、きのこのサラダ、和風サラダ、生ハムのサラダ、鶏肉のサラダ、豚しゃぶサラダ…。
煮込みならモツ煮込み、牛すじ煮込み、海鮮煮込み、おでん、クリーム煮込み、カレー煮込み、エスニック風煮込み…、といったぐあいです。

これでは調理場は修羅場です。ホール担当もメニューを覚えられないので間違いだらけです。材料も管理が大変で廃棄ロスが出ます。

肝心のお客様も選びきれません。
品数が多いのは一種のサービスですが、度を越すとお客様にもそっぽを向かれます。

それで「お客様が来ない」「暇だ」と更にメニューを増やして泥沼になるのです。

サービスレベルを最適化する！

大衆食堂なのに親切ぎる接客の店があります。これも改善できそうです。
セルフサービスの要素を取り入れてもお客様が減らなければOKという考えで、少しずつ実験してみます。

あまりにセルフサービスを徹底しすぎるとお客様が離れる可能性があるので、ギリギリまで試してみます。

大衆食堂でお客様が求めるのは「うまい・安い・早い」です。雰囲気がよいに越したことはありませんが、度を超すと本末転倒です。

銀座の高級飲食店は別として、サービス過剰がないか見直す必要があります。

このように「やらなくても同じ成果が出る仕事」や「クオリティを落としても問題ない仕事」を洗い出します。

誰もが1日24時間です。その中で成果を出して余裕がある人と成果が出なくて余裕も無い人がいるのは何故かを深く考えることが大切です。

「忙しい＝仕方がない」と思考停止するのが最もダメです。
まずは身の回りの持ち物を見直すように、あなたの時間を見直してみましょう！