まずは大きな時間の見直しを、そして細部の見直しへ！

効率化は日々の気付きと改善の積み重ねです。

効率化をしたいと思ったからといって、一朝一夕に最高の効率化が達成されるわけではありません。

ではどうすれば日々の業務を効率化できるのでしょうか？
それはまず「観察」することです。

具体的には何があなたの時間や労力を大幅に奪っているのかを観察するのです。
日々、時間がかかる作業がある、作業するのにしんどい思いをする、この作業がなければもっと仕事に余裕が生まれるのに…、そんなことを思いつく限り考えてみるのです。

すると何をやめればいいのか、何を改善すればいいかが見えてきます。

無駄な会議に出ない！

日本の会社は会議だらけです。
会議は予定時間よりも早く終ることは稀で、ほとんどは長くなってしまいます。

会議に遅刻すると冷たい視線と厳しい叱責が待っていますが、会議が予定時間に終わらないことで責任追求される人はいません。

会議は時間ばかり取られて有益ではありません。
日本の古い体質の企業もさすがにそのことに気づき始めて、椅子を無くして立ったまま会議をする企業も増えてきましたが、まだまだ会議＝仕事という企業も多いので、会議とうまく付き合う必要があります。

例えば毎週行われる無意味な会議は隔週で出るようにします。
あなたが営業パーソンなら、隔週くらいで会議の時間にアポを入れて外出してしまうのです。

その会社の雰囲気にもよりますが、隔週程度であれば「しかたがないか」で終わります。

ただし、ただ欠席するのではなく議題を聞いておいて、その議題に関する自分の見解のメモを会議主催者に渡しておいたり、帰ってきたら必ず議事録に目を通して自分の意見を言うよういします。そうやって「会議には出ないけれど関心は持っている」ことを表明しておくとよいでしょう。

こうすれば、あなたの評価はある程度保ちつつ、あなたの時間を確保することができます。

会議の熱量を上げる！

また、自分が会議の主要メンバーなら、どんどん発言して会議を「熱くする」ことで、周りの意見を引き出して一気に会議を終わらせるのもひとつの手です。

多くの日本人は、会議という大勢の場で恥をかくことを極度に恐れ、なかなか発言しようとしません。

その空気をあなたが率先して壊し、会議の熱量を上げるのです。

会議は時間をかけたからといって良いアイディアが出るとは限りません。その時間は恥をかきたくないがための「様子見時間」であることがほとんどだからです。

ムダな時間を洗い出せ！

会議には多くのムダがあり、そもそも会議自体がムダな場合も多々あります。
しかし会議は分かりやすい一例に過ぎず、その他にも仕事には多くのムダがあります。

客先に行く回数も3回が2回になれば、その1回はあなたの貴重な時間になります。もちろん1回を削減するには顧客の印象を悪くせず、ムダを見つけて合理化することで達成するように工夫します。

また、仕事には「待ち」の時間も多くあります。「顧客からの返事待ち」「上司からの指示待ち」「工場からの納期の回答待ち」…これらの待ち時間がなるべく発生しない仕組みや待ち時間を有効活用するための「待ち時間にやるとはかどる仕事」を日々考えておくのです。

まずは大きなムダ時間を削減し、そして細部の効率化を図る。…このようにあなたの仕事を見直せばスマートに仕事をこなせるようになるでしょう！