テプラによる管理、本当に正しくできていますか！？

テプラはオフィスには無くてはならない文具のひとつです。誰でも手軽にきれいなシールを作れるので便利ですが、使いみちを間違えると煩雑でやっかいなものになってしまいます。

ここではテプラを使ったほうがいいものと使わないほうがいいものが、それぞれ何なのかを考えてみます。

テプラを貼るなら、ずっと変わらないものにだけ貼る！

なんでもかんでもテプラを貼るのはお勧めできない使用法です。

オフィスの共用ファイル、例えば契約書をとじたファイルなどにテプラを貼るのはお勧めです。

しかし自分が担当するプロジェクトのファイルにいちいちテプラを貼るのはお勧めできません。

プロジェクトはいつかは終わりを迎えます。それが1年後か3年後かは分かりませんが、そんな流動的なものに対していちいちテプラでプロジェクト名を貼る必要はありません。

また、あなたが抱える数百社にのぼる顧客ファイルも手書きで充分です。数百社も一気にテプラを貼るわけではないでしょうが、顧客が増えるたびにテプラを貼るのでは効率が悪すぎます。だからこちらも手書きで充分です。

最近では会社の合併で社名が変わることが多くあります。テプラで会社名を貼っていると、いちいち更新しなければなりません。更新するのも手間ですし、面倒で更新しない可能性もあるのです。

仕事は実用性が最優先！

人間は必ずラクな方に流れます。テプラをわざわざ貼り替えるくらいなら、手書きにしておけば最初からラクな状態で仕事ができます。

仕事はラクできるところは徹底的にラクすべきなのです。
また、仕事はトコトン実用性にこだわるべきなのです。

数百社分あるファイルにテプラを貼るのは実用性があるとは言えません。単なる自己満足です。

数百社分、テプラが貼られたファイルが整然と並んでいれば見た目はきれいです。しかしそんな管理は決して長続きしません。

整理整頓とは、単に見た目がきれいなことを言うのではありません。
そこに実用性が伴って初めて、整理整頓されていると言えるのです。

まとめ

テプラは一度貼ってそれっきりなものには向きますが、何度も変更する必要がある場合、フットワークが重くなるのでお勧めできません。

ファイルやモノの性質をよく考えて、適切にテプラを使うようにしましょう！