穴空きファイルは超煩雑！　穴空きファイル全廃のススメ

どこのオフィスにもある穴空きファイルですが、キャビネットに収納する分厚いものや個人で使う紙の表紙のものまで、様々なものがあります。

また、プロジェクトごとに分厚い穴空きファイルを使う人も多くいます。

どこのオフィスでも使われている穴空きファイルですが、この穴空きファイルが思いのほか時間泥棒なことに気づいてから、私は全ての穴空きファイルを処分しました。

穴空きファイルを使わないとメリットだらけ！

穴空きファイルを全く使わなくなったことで仕事のスピードは格段に上がりました。

更に言えばスピードだけではなく快適にもなり、メリットばかり増えました。

尚、10年以上この方法で仕事をしていますが、デメリットは全くありません。

「工程数」を考えれば穴空きファイルを使ってはいけない！

穴空きファイルは一度綴じたきりでずっと保管する分には向いていますが、日々書類に穴を空けて綴じる行為を繰り返す必要があるので煩雑過ぎます。

どこのオフィスでも当たり前に穴空きファイルを使っていますが、実は手を出してはいけない書類管理法のひとつなのです。

しかし多くの会社では備品として穴空きファイルを用意しているので、通常は何の疑問もなく穴空きファイルを使う流れになります。

かつての私もそうでした。しかしある時、穴空きファイルがいかに煩雑であるかに気づいてから、熟慮・検討の上、穴空きファイルを全廃したのです。

さて、穴空ファイルによる書類管理は「動作の工程」が多すぎます。

…たった1枚の紙を綴じるのに、こんなに多くの工程が必要なのです。1日中オフィスにいたとして、何回紙を綴じなければならないかということです。仮に1日10枚としても、10枚×6工程＝60工程です。大変な工程数＝煩雑さです。

間違って綴じた時、紙の位置を変えたい時、コピーする時も大変です。そのたびに6工程を繰り返す必要があり、全ての動作が煩雑過ぎるのです。

しかし穴空ファイルはどの会社でも当たり前に使われているので効率の悪さに気づきません。毎日これほど煩雑なことをしていればストレスが溜まります。しかしストレスの原因が穴空ファイルであることに気づくこともないので改善されないのです。

尚、工場などの生産現場において工程数の多さは「悪」ですが、店舗やオフィスで工程数が問題視されることはほぼありません。しかし工程数の多さは工場・店舗・オフィスを問わず、どんな現場でも「悪」なのです。

ではどうすればよいか？

紙を使わない＝ペーパーレスが一番ですが、そうもいかない場合、全ての書類はクリアファイルで保管します。

クリアファイルの工程はこうです。

工程と呼べないくらい簡単で、わざわざ書くのもどうかと思うほどです。

それに比べて穴空きファイルは(2)の表紙をめくる、だけでも馬鹿になりません。しかしクリアファイルなら表紙をめくる必要すらないのです。

共有の穴空きファイルにどう対処するか？

あなたは身の回りの穴空きファイルを全廃したとします。しかし共有のキャビネットに格納されている巨大な穴空きファイルは会社規定で保管しているので、あなたの一存で廃止できません。

しかしこの巨大な穴空ファイルと上手く付き合う方法があります。

その方法ですが、巨大な穴空きファイルに綴じなければならない書類はそのつど綴じるのではなく、一旦あなたの手元にあるクリアファイルに溜めておくのです。そして書類がある程度溜まったらいっぺんに穴を空け、巨大な穴空きファイルに移し替えるのです。こうすれば煩雑な作業を何度も行う必要がなく、作業負担を軽減することができます。

ここで重要なのは「穴空きファイルは煩雑だ」という認識を持つことです。そうすれば穴空きファイルの使用が会社で義務付けられていても、先述の対策などで煩雑さを軽減できるのです。

穴空きファイルでは頭の中がクリアにならない

穴空ファイルは多くの紙を綴じると、開いたときに丸くなって見づらくなります。

また、書類の取り外しも面倒です。穴開きファイルに綴じた下のほうの書類(＝古い書類)はずっと綴じっぱなしになるからです。

長期かつ大型のプロジェクトでは穴空きファイルは分厚くなる一方です。しかし古い書類を破棄するのもひと苦労なので、放置され、結果ますますファイルは分厚く扱いにくくなります。

しかしクリアファイルなら挟める上限があるので、不用な書類を破棄したい気持ちが生まれますし、破棄自体が簡単に行えます。

それでも古い書類を保管したい場合、もう一つ別のクリアファイルを作り、それにしまえば良いのです。

こうして項目ごとにクリアファイルを作り、一つの大きな紙ファイルにまとめておくとスッキリします。

物理的にスッキリすれば頭の中もスッキリします。

仕事が捗らない時、私たちは自分の能力のなさを嘆きますが、実は型(＝文具)に支配されている場合が多いのです。

穴空きファイルを捨てると仕事のスピードが向上するだけではなく、頭の中もスッキリします。今日からできる穴空きファイルとの決別、ぜひお試し下さい！