PCのバックアップ、その要点と考え方

PCを活用する上で、避けて通れないのがデータのバックアップです。

今の時代、何もかもがデジタルデータに変換されます。

現実の世界で人から話を聞いたり鉛筆でメモりと、それらの行動はアナログでも、それらをデジタル化しておくとさまざまな場面で便利なので、デジタルデータは増える一方です。

しかしこれはデジタル依存が進んだ状態とも言えます。昔なら紙で分散していた情報も、デジタル化された今では全てPCに保存してある状態なので、PCがクラッシュすると全てが消えてしまいます。

そこでバックアップの重要性と、その要点を考えてみたいと思います。

リスクヘッジのためにバックアップはこまめにとる！

ではデジタル化せずに紙の資料を使うべきでしょうか？
あるいはデジタル化して、更に紙の資料も残しておくべきでしょうか？

私の答えはどちらもノーで「バックアップをしっかりとる」…これが正解になります。

現代社会ではPCでデータを作り、紙でもらったものもデータ化し、頭のなかにあるノウハウさえデータ化してしまう時代です。

このように全てのデータをPCに集約してるので、データのクラッシュはもっとも恐ろしいことです。

しかしきちんとバックアップをすれば大丈夫です。
あなたは安心してペーパーレスを推進し、ノウハウを無限に蓄積できるのです！

営業所同士でバックアップをする

会社の営業所が複数あるなら、営業所同士でデータ交換しておくとよいかもしれません。
もちろんクラウドサービスやデータセンターでもいいですが、社内で共有しておけば費用がほとんど掛かりません。

全国各地に営業所があるなら、遠方の営業所どうしでデータの交換保存をすれば巨大災害でも影響ないはずです。

株の格言で「たまごはひとつのカゴに盛るな」というものがあります。
たまごをひとつののカゴに盛って持ち運ぶと、落としたら全部割れてしまいます。
だから別々の銘柄に投資してリスク分散しなさいという教えです。

これはデータにも同じことが言えます。データも同じ場所に集約させてはいけないのです。

これはIT以前の物ごとの理屈ですが、きちんと実行している人が思いのほか少ないので、あえて指摘しておきます。

この格言に基づいて、あなたの大切なデータをしっかり守りましょう。

複数種類のメディアでバックアップする！

また、HDD(＝ハードディスクドライブ)だけではなく、USBメモリをはじめとする複数のメデイアにデータをバックアップしておくのも良い方法です。

HDDは安価で大容量ですが振動に弱く、USBは高価で小容量ですが振動に強い…、このようなメディアの長所・短所をよく理解し、複数種類のメディアにバックアップしておけば、いざというときでも安心です。

同期は確実に！

私は全ての仕事をフォーマット化することを推奨していますが、複数のPCでフォーマットを使う場合は必ず同期して使うようにします。

一旦フォーマットを作ったら、それに頼り切る形で仕事をするのが正しいフォーマットとの付き合い方です。

せっかくフォーマットを作ったのです、毎回自分で考えていては何のためのフォーマットなのか分かりません。

しかしフォーマットに頼り切って仕事をしていると、フォーマット無しでは仕事ができなくなります。でもそれで良いのです。そのかわり、あなたが使うどのPCのフォーマットも同期をして最新版に更新しておくのです。

フォーマットが同期されて最新なら何の問題もありませんが、問題は同期されておらず、古いフォーマットを使ってしまった場合は最悪です。

例えば仕入先の工場が滋賀県に1つだったのに、新たに栃木県にできたとします。あなたは商品を取りに行かせるトラック手配を行っていたら、フォーマットに栃木工場の住所・TEL・担当者名なども追記するでしょう。

しかしこのフォーマットの同期を怠って古いフォーマットを使ったら、うっかりして滋賀工場にトラックを向かわせるミスをするかもしれません。

このようなミスをしないために、仕事の大もとであるフォーマットは常に最新の状態にしておく必要があります。

データがクラッシュするのが怖いからPCを使わないのではなく、データがクラッシュしても大丈夫なようにバックアップをとってPCを使う…。

…これと同じでフォーマットがないと仕事ができなくなるからフォーマットを使わないのではなく、仕事はフォーマット化して、いつでもどこでも最新版を使えるようにしておく…、これが正しい仕事の進め方です！

バックアップは決まった日時に！

私はデータの重要度別にバックアップの頻度を変えています。このデータは月1回、このでーたは半年に1回と、データごとにバックアップの頻度が異なるのです。

しかし月末なら月末に、半年おきなら1月と6月に、というふうに決まった期間でバックアップするようにしておきます。バックアップする日時を手帳やカレンダーに書いておくのもいいでしょう。

バックアップを確実にすることで、イザというときに助かります。私もこれまで何度もバックアップがあったおかげで助かっています。

普段、データが無事なときにはバックアップの大切さは分かりません。しかし何かあってからでは遅いので、普段から確実にバックアップする習慣をつけておきましょう！