ITとアナログの上手な使い分け

世の中、IT化が進んだとはいえ、まだ紙がなくなる気配はありません。

その理由はシンプルで、紙はとても手軽だからです。
紙と鉛筆さえあればどこでも書くことができ、デジタル機器と違って電池切れの心配もありません。

FAXが無くならないのも、紙をセットしてFAX番号を入れれば即座に送信できる利便性からです。

メールの場合、最初にアドレス入力の手間があったとしても、メールでのやり取りのほうが圧倒的にラクで検索もしやすいので、私はIT化を進めるべきという立場です。

しかしここで今一度、アナログの便利な点について考えたいと思います。

ITで記録してアナログで持ち出す！

紙は持ち運びに優れ、相手に渡すのも簡単です。打ち合わせではその場で書き込むこともできるので、紙はまだまだ捨てたものではありません。

私はペーパーレス化をしていますが、外出時は各種データを印刷して持参しています。これなら打ち合わせする分だけ持ち出せばいいので手軽ですし、打ち合わせ先でもその資料を見ながら話ができるので便利です。

終わったら紙は即座に廃棄！

打ち合わせが終わったら、資料にメモしたことをPCに入力して紙は捨てます。

こうすることで常にペーパーレスの状態を保てます。そして次回、打ち合わせに出かけるときにまた印刷して持参するのです。

このサイクルさえ守っていれば、紙が増えて困ることはありません。

記録は永遠にITで残す

私は基本的にPCのデータは消しません。ワードやエクセル程度のデータなら、画像が貼り付けてあっても大した容量にならないからです。

なので見積書などを上書きして作ることは絶対にしません。同じ案件の再見積の依頼が来ても、全て「別名で保存」して新しい見積書としてデータに残すのです。

こうすると見積のエクセルだけでも膨大な量になりますが、データなので場所を取らないため、なんの問題もありません。

全てのデータがあるので過去のいきさつや流れが分かるという安心感があります。顧客からの問い合わせにもスムーズに対応できるので、それが信用になっていきます。

このようにIT化を主軸としながら紙も使うことで、臨機応変に対応するように心がけましょう！