話し下手な人でも電話先の相手に気に入られる方法！

パソコンがなかった昔と違い、今では仕事のやり取りはメールがほとんどになりました。

それでも依然として電話は重要なツールです。電話が上手く使えるかどうかで仕事のスピードや相手に信頼してもらえるかどうかが違ってくるからです。

また、電話はこちらが望む・望まないに関わらず向こうからかかってくるものなので、電話を使いこなせると仕事がスムーズに進むのです。

折り返し電話は可能な限り迅速に！

携帯の着信を放置する人がいますが、これは絶対にやってはいけないことです。電話は可能な限り速く出なければなりません。出られない場合でも迅速に折り返すべきです。

これは普通に考えると「相手に対する気遣いや礼儀」ですが、実はそれ以上に大きな理由があります。それは折り返し電話が速いほど、相手がつかまる可能性が高くなるからです。

着信の10秒後なら電話の相手であるA氏は次の仕事に移っていない可能性が高いですが、これが1分後ならA氏は別の電話に出ているかもしれません。10分後なら打ち合わせに入っているかもしれません。数時間後であれば午後半休で会社にいない可能性さえあります。

そうなると次にA氏と連絡がつくタイミングは明日の朝ですが、その時間は朝一番の会議があるかもしれません。

あなたが電話するのを面倒がっている間に、A氏の状況はどんどん変わってしまうのです。しかもA氏が依頼したかった用件の締切りも迫ってきます。後になってあなたが「電話がつながらなかったから」と言っても、締切りは待ってくれません。

相手のためは結局、自分のためになる！

このケースでは、着信後10秒で折り返せばA氏に電話がつながって用件を教えてもらえ、あなたは依頼された仕事に着手できました。しかし数時間後に折り返し電話をした場合、A氏は午後半休で翌朝も会議でつかまりません。

そうこうしているうちに翌日のお昼になろうとしていますが、まだA氏から用件さえ教えてもらっていない、…こんなことになりかねません。

つまりあなたが折り返し電話を迅速にするかしないかで、あなたの仕事のスピードとクオリティーが大きく変わってくるのです。

仕事に早く着手すればその分早く終るし、急き立てられてやるよりクオリティーが上がるはずです。

電車内でも「取りあえず出る」

電車内で電話がかかってきた場合、私は出るようにしています。

携帯ではない番号や大代表からの電話だと、時間が経つほど話がややこしくなります。まず、どこの部署の誰が電話をかけてきたかを「調査」しなければなりません。

それを防ぐために電車内であろうと電話に出て相手が誰かを確認します。会社名・部署名・氏名を聞いて「今、電車内なので折り返します」と言って切ります。

電車内ですが、30秒に満たない小声でのやり取りなので迷惑ではありません。
ただ、番号が携帯に登録してあって誰だか分かったり自分の会社からの場合、電車内では出ません。
相手が分かっているのなら、それほどややこしい話にならないからです。

もちろん、それでも電車を降りてすぐ電話する方が相手がつかまる可能性が高いので、すぐに電話するようにしています。

このように電話対応ひとつで、あなたと電話先の相手のストレスが激減するのです。

相手の心証も違う！

電話にすぐ出る人は相手の心証が非常に良くなります。私もなかなか電話に出ない人に連絡するのは気が重いですし、すぐ電話に出る人に連絡するのは気が楽です。

このように電話に出る前からこれだけ相手の心証が違っているのです。

「即座に電話に出るか出ないか」…たったこれだけのことですが、「通話する前から」電話対応の良し悪しが決まってしまうのです。

よく電話対応が下手だと嘆く人がいますが、口下手だからとか、流暢に話せるかどうかは関係ありません。「電話したくない」という気持ちさえ入れ替えれば、誰でも「即・電話」が実行でき、相手にも喜ばれます。

このように電話対応の本質を理解し、スマートに、スピーディーに対応することで、あなたの信用は大きく向上することでしょう！