電話で言いたいことを確実に伝えるために…

私は社会人になって約20年ですが、いまだに電話をする前にはそれがどんな用事であれ、必ず要件をメモ紙に箇条書きにしてから電話します。

言い忘れを防ぐのはもちろん、スムーズに話を進めるためにも、このひと手間を惜しんではいけません。

電話での情報量とは？

電話は対面に比べて圧倒的に情報量が少なくなります。それはこちらだけではなく電話先の相手も同じ状況なのです。なので相手の状況を考えながら話す必要があります。

そのため電話は非常にエネルギーを使う行為です。なので少しでもエネルギーを有効に使うために、用件を箇条書きにして伝え忘れや聞き忘れがないようにするのです。

人間の脳は不思議なもので、電話を切った瞬間に「あ、言い忘れた」となることがよくあります。慌てて電話をかけ直しますが、そんなときに限って相手は離席していることが多いのです。

あなたが要件を箇条書きにしなかったばっかりに、手間が増えてしまったのです。
この場合、あなただけでなく相手にも手間をかけてしまいます。

行き違いを最小にする！

多くの人にとって「気軽だけどストレスでもある」それが電話というツールですが、ストレスの理由のひとつはこうした行き違いにあります。

あなたが日々何回も電話をするとしたら、1回でも行き違いがなくなれば、その分スムーズに仕事が進みます。

お互いに少しでもムダをなくし、1回で確実に用件を終わらせるために、箇条書きにしたメモを手に電話をしましょう！