アポイントは必ず電話で！　その後すぐのメールも忘れずに！

メールは便利ですが、アポイントを取るのに向いたツールではありません。

電話ならすぐにアポが取れるのに、メールだと何往復もしなければならない場合があるからです。

なので電話とメールの特性を考えながら、うまく使い分けて仕事を進める必要があります。

電話とメール、それぞれの使い分け

メールでのアポイントが向かない理由は、即時性が無いことにあります。
メールは相手がいつ見てくれるか分からないため、待ちぼうけになることが多くあります。

また、第1希望、第2希望…、といくつか予定を提示する必要があります。
相手がすぐに返信してくれれば問題ありませんが、なかなか返信してくれない場合、この予定をずっと空けたままにしておく必要があります。

こちらから予定を提示したのに、相手の返信が無いうちに違う予定を入れるわけには行きません。返事をしてくれないのは相手側の問題とはいえ、こうなると非効率な上にストレスです。

なのでアポは必ず電話で取るようにしましょう。

アポの後はメールを入れる！

初めて会う相手の場合、アポが成立したあとにメールでアポの詳細を送信しておきます。

…などという感じです。

ここでは省略していますが、メールの末尾にあなたの署名を入れることも忘れないようにします。

何しろ相手は初めて会う人です。
こちらの情報(会社名、部署、氏名、TEL、メール)をお知らせしてあげれば、相手は何かと安心するというものです。

また、相手の都合が悪くなった場合、相手はメールや電話であなたにキャンセルを伝えることができます。

初めて会う相手の場合、確認と相手の緊張をほぐす意味で、このようなメールを送信すると親切です。

電話でサクッとアポイントを取ったらすぐにメールする…、たったこれだけのことですが、相手はあなたに対する印象を良くすることでしょう。

そしてそのメールはあなたにとっても相手にとっても備忘録にもなる…、ぜひアポのあとは即メールを実行して、ビジネスをスムーズに進めましょう！