大掃除は年末ではない季節にするだけではかどる！

年末になると日本中の家庭で大掃除をします。
それはオフィスも同じで、一年で溜まった汚れを落とす意味では大切な行事です。

しかし一年の汚れや不用な書類が溜まってから掃除と整理整頓をするのは大変です。
汚れや不用書類が溜まらない仕組みを作り、普段からきれいにしておければそれが最高なのです。

なぜ不用書類が溜まるのか？

しかしなぜ不用書類は溜まるのでしょうか？
それは書類のフロー(＝流れ)がないからです。

例えば終わった仕事は紙で残さず、データのみを残すというフローがあれば、紙をすぐに捨てる習慣がつきます。

こうすれば新しい仕事をしても、その仕事が終わったら紙を捨ててデータだけを残すので不用書類は増えません。

掃除にしても、机の上がモノだらけでは拭き掃除ができません。年に一回は気合いを入れて掃除するかもしれませんが、普段は面倒で「見なかったことにする」ので汚れが溜まる一方なのです。

しかし机の上にPCと電話しかない状態であれば、いつでも拭き掃除ができるので、机に汚れが溜まることはありません。

書類に関してはフローを作ること、掃除に関しては掃除しやすい環境を作っておくことが大切だと考えましょう。

寒いさなかの掃除はキツイ！

さて、あなたは書類のフローを作って掃除しやすい環境も整えました。年間を通して整理整頓された環境で仕事ができるようになりましたが、それでも年に一回の大掃除は必要です。

しかし年末の寒さのなかで作業するのは大変です。

東大寺の大仏のすす払いなどの大掃除は年末を感じさせる風物詩ですが、オフィスで働く私たちは年末に大掃除をする必要はありません。

春や秋など季節的に無理がなくてヒマなときに行うのがもっとも効率的なのです。
最近では「大掃除を年末にする必要はない」ということが知られてきましたが、まだ年末にこだわる会社や家庭が多いのが現状です。

大掃除は年末にすると会社で決まっていても、普段から身の回りを整理整頓していれば、あなただけは年末の負担が軽くなるのです。

PCのトラブルを避けるには、年末の1週間前にメンテナンスを！

私は年を越す前にもPCのバックアップをしますが、年末休暇ギリギリの12/27頃にしないようにします。

なぜなら何かトラブルがあったときに、そのまま年を越してしまう可能性があるからです。

するとあなたは問題が解決しないモヤモヤを抱えたまま年越しそばを食べることになります。

こんなことを避けるために12月中頃にバックアップやメンテナンスをします。
そうすれば問題が発生しても、休暇まで日にちがあるので解決できる可能性があるのです。

コストゼロでの効率化はたくさんある！

このように普段から整理整頓をしたり、少し時期をずらすだけで大変だった大掃除が簡単になったりします。
余計なコストが掛かるわけでもなく、ただ時期をずらすだけなのです。

そしてこのように時期をずらすだけでラクになる仕事は私たちが発見していないだけで、まだまだたくさんあるはずです。
それらを探すのは、まるで金の採掘をするかのような感じで私はいつもワクワクします。

こうして少しでも仕事を合理的に、ムリなくストレスフリーにしたいものです！