仕事は先手必勝！　そのためには仕事のタスクを把握する！

あなたは今、仕事に追われて苦しんでいますか？　追われているとすれば、なぜそうなっているか客観的に分析できますか？

おそらくあなたは自分の窮状を客観的に分析できないと思います。

なぜなら仕事に追われる理由が分からないからこそ、仕事に追われる結果になっているからです。

仕事を分解してタスクを洗い出せ！

例えば、あなたは事務機器メーカーの営業パーソンだとします。

客先から「会議室の机や椅子などの見積りが欲しいから、一度こっちに来てほしい」と言われましたが、見積りを完成させるには多くのタスク(＝やること)があります。

…こうして書くと、実に多くのタスクがあることが分かります。

しかしタスク化されていれば何も怖くありません。なぜならそれらをひとつずつこなしていけば良いからです。

問題は、あなたが見積りに多くのタスクがあることを正確に把握していないことにあります。

見積作成という仕事は「1つ」ですが、見積作成するための下準備は「たくさんのタスク」で構成されているのです。

どれだけ先手を打てるかが勝負のカギ！

では具体的に見積り作成の様子をみてみます。

たくさんのタスクがあることを考えると、あなたに与えられた時間はあまりにも少ないことが分かります。

「《2》工場や協力会社への確認事項」を順番にやっていたのでは遅すぎます。それらは同時進行で、工場や協力会社に話を振ってしまうのです。

また、「《3》社内調整」もすぐに着手します。
販売価格や利益率を上司に相談するには仕入価格が必要です。しかしそれを待っていては2～3日後になってしまいます。

なのでそんな場合は…、
「仕入価格が○○円程度(相場より安い)の場合、利益率はどうしましょうか？」
「仕入価格が△△円程度(相場より高い)の場合、利益率はどうしましょうか？」
…と2案ほどこちらで仮説を用意し、あらかじめ上司に相談しておくのです。

こうしておけば仕入価格が分かり次第、相談済の利益率で見積もることができるのです。

タスクを洗い出すことの重要性

繰り返しますが、これは見積り作成にどんなタスクがあるか把握しているからこそ可能なことです。

逆にタスクを把握していないと、仕入価格を知るのに2～3日かかり、それから「あ、産廃価格を調べなきゃ」と思い出して、更に2～3日かかってしまいます。

また、前もって利益率を上司に相談することも思いつかないので、全ての材料が出そろってから相談することになります。

これでは見積りに1週間以上かかってしまいます。タスクを把握していないと「思いついた順」でやるしかないからです。

タスクを洗い出す方法

まずは頭のなかでタスクを挙げるのではなく、紙に書き出します。

頭のなかだけでは全てのタスクを挙げることは不可能なので、必ず紙に書き出します。

もちろんPC入力でもOKです。あとはタスクを先手先手でこなしていけばいいのです。

更に先回りをするには！？

見積りの時に「これはこの前も調べたな」ということを思い出し、前もってそれを調べておきます。

例えば静岡県に工場があったとして、あなたの主な担当エリア・東京までのトラック運賃を調べておきます。ここまでは基本ですが、ごく稀に仕事が来る北関東各県までの運賃も調べておくのです。こうすれば何も調べていない状態と比べて先回りしたことになります。

「備え」があれば、急な依頼にもスマートに対応できます。しかし備えがある人は私が見渡す限り、驚くほど少ないのです。

なのでいつも「時間がない、時間がない」と慌てている人や、仕事の回答期限を守れない人が世の中には多くいるのです。

ほんの少しの先読み・先回り・先取り、そして先手を打てば「時間がない」と嘆く人の群れから抜きん出ることができます。

たかがそれだけのことと思わず、自分の仕事のタスクを再確認し、備えを万全にしておきましょう！