クリアーファイルに入れた書類をどう扱うか？

IT化が進んだ現代ですが、それでもまだ紙をファイルに入れて保管しているビジネスパーソンが多いと思います。

基本的に私はIT化できるものは全てIT化したいと考えていますが、それでも紙を入れたクリアファイルが40冊ほどあります(ちなみに10年前はその3～4倍はありました)。

まだまだ紙を完全に廃止できないのが現状です。
そこで紙と上手く付き合う技術が必要になるのです。

書類は必ず立てて置く！

書類は絶対に平置きしないようにします。平置きしてよいのはちょっと仮置きする場合だけです。それ以外は必ず立てて置くようにします。

書類を平置きすると、書類が積み重なります。それはまさに地層と同じで、古いものが一番下に、新しいものが一番上になります。

それはそれで秩序ある状態とも言えますが、最下層の書類を取り出すのはとても困難な作業になります。

書類を平置きするだけで、効率や生産性が大幅に落ちてしまいます。

クリアファイルによる規格化！

仕事をしていると、一枚だけ「どのファイルに入れていいか分からない書類」が発生することがあります。

するとその書類を「とりあえず」でその辺に置いてしまいます。一枚のペラの書類なので、立てて置くことができないから平置きするしかありません。

そうこうしているうちに「どのファイルに入れていいか分からない書類」がまたあなたの元に届きます。

こうしているうちに、平置きしてはいけいないと頭のなかで考えながらも、しかたがないので平置きしてしまいます。

それがどんどん溜まった結果、あなたの机の上はまた散らかってしまうのです。

これを防ぐためには、たった1枚の書類だとしても、その書類を受け取ったら即、クリアファイルに入れてしまうのです。
たった1枚の書類のためにクリアファイル1つを使うのはもったいないと思う気持ちは分かります。

しかしクリアファイルは1枚10円程度ですし、多くは100枚単位で売られています。
だからもったいないと思わずに、書類1枚でもクリアファイル1枚に入れるようにします。

こうすることで引き出しや書類立て(＝ファイルボックス)に書類を立てて入れることができるようになるのです。

「もったいない」より「効率」を！

「書類1枚のためにもったいない」ではなく、これで書類を立てて保管できるので、もったいないどころかクリアファイルを有効活用していると言えるのです！

また、クリアファイルはどんなサイズの書類でも入れることができます。あなたの元にきたA5の伝言メモでも、クリアファイルに入れてしまえばA4の規格になります。

A4のクリアファイルがたくさん並ぶところにひとつだけA5の伝言メモを入れると紛失したり扱いにくいですが、A4のクリアファイルに入れれば紛失するどころか規格が揃うので、扱いやすくなるのです！