仕事は「時間の記録」が思った以上に大切だ！

ファイル名に日付を入れるのは大切なことですが、実行している人が多いとは言えません。

これは毎日のことなので慣れるまでは面倒ですが、この日付があるかどうかでその後の検索やソート(＝並び替え)のしやすさが違ってくるのです。

どんなに面倒でも機械的に日付を入れるようにしましょう。

日付がないとどうなるか？

日付を入れていないと、同じような名前のファイルがあると最新がどちらか分からなくなります。逆にその両方のファイルに日付があれば最新のファイルがだけを見ればよいのです。

これはファイル名だけではなく、作成した書類自体にも必ず「いつ」「誰が」作ったかを入れるようにします。

ちょっとした書類やメモにまで日付を入れておけば、時間が経っても混乱しませんが、日付を入れていないだけで「謎書類」になって混乱します。

すぐに「いつ作った書類か」が分からなくなる！

書類を作成したときは数日経っても、どれが最新でどれが古いかを時間順に並べられますが、1週間、1ヶ月と経つと、どれがどれやらさっぱり分からなくなります。

この日付の重要性に気づいていない人が世の中にはびっくりするほど多くいます。

なのであなたが日付を入れるのはもちろんですが、あなたと関わりがある人にも日付の重要性を説き、書類やファイルに日付を入れる習慣を付けてもらいましょう。

日付は西暦で統一する

日付は和暦ではなく西暦で統一します。和暦は長くても50～60年で変わるので連続性がありません。時間が経つと西暦←→和暦変換表で置き換えなければなりません。

しかし西暦は2000年以上もの間、続いているので、その連続性は比較になりません。
また、海外でも多くの国で通じるし、ネット上でも西暦で表します。

ただし日本における正式書類は和暦が基本であることも覚えておきましょう。役所関係は和暦で書類を提出する必要があるのです。

しかし私は和暦の横に西暦を併記して書類を作り、国の役所に提出したこともあります。

例えば…、

…という感じです。

国の役所でも、この方式で通る場合もあるので、常に西暦を意識するようにしましょう。

和暦で書類が送られてきたら…

…受け取ってすぐ、和暦の上に西暦を書き込みましょう。

あなたのワガママが通る相手なら「西暦だけの表記にするか、和暦に加えて西暦も表記して下さい」と頼んでみます。

自分の身の回りは全て西暦表記にこだわるのです。
こうしておけば数年経っても、いつの書類かすぐに分かります。

逆に言えば数年経ってから和暦←→西暦を調べるのは面倒です。この面倒も、書類をもらった直後なら最小で済みます。書類をもらったらすぐに西暦を書き込みましょう。

なぜこれほど時間にこだわるのか？

ここまで時間を記入することについて長々とお話ししましたが、私が時間にこだわるのは「仕事をすると一年があっという間に経ってしまうから」です。

A～Mまで全部で14個のできごとが10年の間にあったとして、あなたはそれを正確に並べられるでしょうか？　その14個はあなたの会社にとって大きなことばかりです。

「業界大手の○○社との初取引に成功！」「会社の収益が過去最高を記録！」「大規模なリコールで業績悪化！」「競合他社が合併した」「○○の新製品発売」…どれもこれも14個全てが大きな出来事だとしても、全てを正確に時間順に並べるのは難しいはずです。

仮に全てを思い出しても「Aの翌年にFがあったから、Mはその2年後だ」というふうに、それぞれを関連付けながら思い出したはずです。

大きな出来事でも10年間を正確に振り返るのは非常に困難です。だからこそ、全ての書類に西暦からはじまる日付を入れる必要があるのです。

日付だけではダメ！　必ず西暦で年も入れる！

人間の記憶はあいまいです。日付だけのメモをファイルに挟んでおくと、それが2年前なのか3年前なのかが分からなくなります。

これではメモや書類を処分するときにひと苦労します。
また、どれが最終か分からないと事故にもつながります。

最終だと思っても直しが入るひとつ手前のものだったとしたら…、考えただけでゾッとします。

仕事をしていると2年や3年は思った以上にあっという間なので、このようなことがひんぱんに起こりうるのです。

だからその場で西暦から始まる年月日を、たとえメモ書きであろうと全てに書き込む、…これであなたの仕事はより正確さを増すことでしょう！