事実、感想、希望、予想、を意識して話す

客観的に物ごとを報告・連絡する場合、「事実」「感想」「希望」「予想」を分けて話すように心がけると、相手に分かりやすく伝わります。

しかし報告や連絡がヘタな人は、それらを混同した状態で話すので、相手に伝わりません。

また、ただ事実だけを話しても「で、何をどうしたいの！？」と言われてしまいます。

謙虚な気持ちで事実確認する

まずは何をおいても事実を話すことが大切です。なので事実を話す前に『事実を確認する』作業から始めます。

これを怠ると、そもそも事実ではないことを話してしまうので、当たり前ですが事実の確認はとても大切なことなのです。

そのためには自分の思い込みを捨て、謙虚な気持ちで事実確認することが大切です。

事実と不明瞭な部分をハッキリ話す

しかし常に完璧な事実確認ができれば苦労しません。また、営業パーソンで商談の内容を一言一句キチンと覚えてられるかといったらそれも無理な話です。メモを取っているとはいえ、一言一句完璧に、といかないのが普通です。

なので、上司に商談内容を報告するときは、まずは事実を話し、その上で不明瞭だった部分は「…ということらしいです」とします。

確実に分かっている事実は断定的な言い方で、不明瞭な部分は断定をせず、含みを持たせて報告します。

そうすれば、あなたの報告を受けた上司は、より正確な判断が可能になります。
不明瞭な部分は不明瞭だという前提で考えれば良いからです。

事実に加えて感想の報告も大切

更にあなたの報告は続きますが、事実を述べた上で「…という感じでした」とか「…これなら今回は受注できそうです」というふうに、その場であなたが感じたことも伝えます。

もちろんそれはあなたの感想に過ぎませんが、それでも上司に商談の空気感が伝わるはずです。

商談ではありませんが、例えば大きな岩を見たあなたはそれをどう伝えるでしょうか？

これがただ「大きな岩がありました」では、両手で抱えられるくらいの大きさなのか、それとも仰ぎ見るような大きさなのか全く分かりません。

あなたが「大きな岩」としか言わなければ、相手はどんな大きさか全く想像できないのです。

いかに相手に伝え、分かってもらうか

更に「…ということですが、私は○○したいと思います」と、あなたがどうしたいか希望も伝えます。

その時によって判断するのはあなたなのか上司なのか異なりますが、それでも当事者として「私はこうしたい」という言葉があっていいと思います。

また、上司によってはただ事実だけを羅列されても判断しかねる場合もあるのです。
そんなわけで「私としては」と前置きした上で「○○したい」と希望も添えておくとよりよい報告になるでしょう。

それと同じで「このまま○○が進めば△△になるのではと思います」という「予想」「予測」もあると、報告を受ける方としては、より鮮明に商談の雰囲気を思い浮かべることができるはずです。

報告・連絡は訓練すれば上達する！

事実と感想や希望がごちゃ混ぜになっているのは論外ですので、まずは事実だけを冷静に報告できるように訓練しましょう。

それができるようになったら、その事実を見て「自分の感想・希望・予想」を考えてみます。

感想・希望・予想を言うときは必ず、「私は…」というふうに、「誰がそう思うのか」をハッキリさせた上で話すことを心がけます。

今はこんなことを言っている私ですが、かつては上手く報告や連絡ができずに苦労しました。

しかし何度も訓練することで、今では事実・感想・希望・予想などを適切に分けて報告・連絡できるようになりました。

コミュニケーションが苦手な人でも、訓練すれば上達するのです。

なので、日々の報告・連絡の場面が訓練のチャンスだと思って諦めずに取り組みましょう。

訓練するときは「これは事実で、これは私の感想だな」「このことに対して私はどうしたいか？(希望)」「これはこうなるのではないか？(予想)」と、自分で意識しながら、モヤモヤを取り払うように意識しましょう。

報告する言葉が詰まって、たどたどしくなっても構いません。
キチンと事実・感想・希望・予想が分離された報告・連絡ができることが重要なのです。

試行錯誤しながら訓練しているうちに、自然に「報告・連絡するときの型」のようなものができてくるので、たどたどしさが消えていきます。

その「型」はあなたの財産となって、仕事だけではなく、生活の至るところで役に立つことでしょう！