そのつどやることと、溜めてからやることを使い分ける！

今では廃止している会社が多いようですが、あなたの会社には「紙の日報」があったとします。

しかしその日報は形骸化が進んでおり、1週間に1回まとめて出せば上司が適当にハンコを押すという感じでユルい運用がなされています。

そんな状況の場合、その日報は毎日書くべきでしょうか？　それともある程度溜めてから一気に書くべきでしょうか？

効率が良さそうなのは一気にまとめて書く方法ですが、実は違います…！

日報は記憶が鮮明なうちに書け！

日報をまとめて書こうとすると地獄を見ます。1週間＝5日として、1日4件の客先を訪問する営業パーソンなら、実に20件を思い出して書く必要があるからです。

金曜の夕方に月曜の訪問先を思い出すのは至難の技です。メモが残っているかもしれませんが、詳細を思い出すのは困難です。

また、交通費の精算も大変です。全てが記憶に残っていたとしても、それをまとめて書くのはひと苦労です。

なので日報はその場その場で書くのが正解です。
営業パーソンなら、一件訪問が終わって駅のホームでの待ち時間や電車内で書いてしまうのです。

これは…、

1. 記憶が鮮明なうちにやる方がラク
2. すきま時間が有効活用できる
3. 会社での時間をムダにしない

…という理由からです。

3ですが、会社ではもっと生産的な仕事をすべきなのです。社内の人と打合せをしたり、社内でしかできないことをするのです。なので形骸化した日報は移動のすきま時間に書けば充分なのです。

日報のハンコ押しは一気にやっておく！

これに対して一気にやっておいた方がいいこと、それは日報のハンコ押しです。三文判のハンコ欄と氏名を記入する欄があるとして、あらかじめその両方にハンコを押しておくのです。

尚、三文判はどこの会社でも支給されると思いますが、自分のフルネームのハンコは申し出ないと作ってもらえない会社もあると思います。

私は申し出て自分のフルネームのハンコを作ってもらいましたが、なぜかそれをしない人が結構いるので驚きます。

いい加減に運用されているとはいえ、どのみち日報は毎日書かなければいけません。
1ヶ月20日としても1年で240日です。それなのに毎日毎日フルネームを手書きするのは効率が悪すぎます。だからハンコを作って一気に押してしまうのです。

このように「先回りしてできることは、あらかじめ一気にやっておく」のが正解で、「少ししかできないけど今できること」はそのつど、すきま時間でやるのが正解になります。

名刺も溜めてから整理するのではなく、そのつど整理するのが正解です。

何がそのつどで、何が溜めてからか？　を見極める！

毎日ルーティンになっている仕事は何をそのつどやれば効率的か、何を溜めてからやればストレスがないかを自分で検討して振り分ける必要があります。

また、そのつどやってストレスを感じるものは溜めてからやってみて、そのどちらが良いかを見極めるようにします。

これは別に決まりがあるわけではないので、名刺管理でも、まとめてやった方が効率的だという人はそれで良いと思います。

ただ、名刺管理の場合、最低でも名刺交換した年月日を入れるなど、記憶が鮮明なうちにやってほしいこともあります。

また、今回はアナログの日報や名刺を例にしましたが、デジタルの場合でも応用できることがたくさんあるはずです。

仕事はただこなすだけではなく、その背後にあるフロー(＝流れ)を見極めて仕組み化することで、よりスマートにこなせるようになるのです！