超多忙でこんがらがってきたときは…

出張明けに出社すると、あなたの机の上には膨大な書類の山やメール、伝言のふせんが貼られた状態の場合があると思います。

ただでさえ出張先でもらってきた「宿題」があり、出張報告書や旅費精算などの雑務もあり、それに加えて留守中に溜まった仕事があります。

あなたはちょっとしたパニック状態ですが、しかしそんなときほど、いきなり目の前の仕事に取り掛かるのではなく、一度全ての仕事をタスクリスト(＝やるべきことリスト)として書き出して優先順位を考える必要があります。

その作業はお茶でも飲みながら、ひとまず落ち着いて行うことが大切です。

優先順位の考え方

仕事では優先順位をつけてこなしていくことが大切ですが、私の場合、必ずしも大きな仕事を優先的にやっていくとは限りません。

まずは経費精算などの細々とした仕事をある程度、片づけます。
大きな仕事をするには脳のなかを空っぽにしておく必要があります。

しかし経費精算などの雑務を残したままにしておくと、そのことがずっと頭のなかに残った状態になるので今ひとつ集中できません。

雑務を全て片付ける必要はありませんが、気になって数分で処理できるものは片づけておいたほうが精神衛生上よいと思います。

また、雑務をこなすことで小さな達成感を得ることができます。こうして仕事のリズムを掴み、少しずつ前進していることを自分の脳に分からせてあげるのです。

余裕が出てきたら…

こうしてある程度、雑務を片づけると気持ちに余裕が出てきます。この状態になって初めて、優先順位をもう一度検討してみるのです。

優先順位または重要度が大、中、小とあったとして、大と中だけを考えます。

ある程度雑務が片付いているので、脳はストレスがない状態でスッキリしています。なのであなたは正しく優先順位を付けることができるのです。

そして今度はその優先順位に従って仕事をこなしていきます。

たまに重要度や優先順位が「小」の仕事をあい間にはさむとより効率的です。いわばその「小」の仕事がちょっとしたコーヒーブレイクのような役割を果たすからです。

脳の疲労を回避する！

ずっと大きくて重要な仕事ばかりをやっていると脳が疲労します。
なのであなたの脳の疲労を考えながら、順序よくそれらの仕事をこなしてほしいのです。

「忙しい、忙しい」と言っても、結局はどの仕事もあなたがやらなければならない仕事です。どの仕事からも逃げることはできません。

しかしこのように、一旦落ち着いて考えれば、あとは適切に仕事の順序を配置してそれをこなして行けばよいのです。

たくさんの仕事を前にして慌てたりパニックに陥らず、一旦整理してからあなたのペースと相談して上手に仕事をこなすようにしましょう！