会わずに電話で複雑な用件を伝える方法

複雑な用件は会って話すのが一番ですが、予定を調整してお互いの時間を一致させるのに手間がかかり、会うのに時間もかかります。
移動時間はよほど有効に活用しない限りムダな時間なので、なるべく削りたいものです。

そこで会わずに複雑な用件を相手に伝える方法を考えてみます。

メールだけや電話だけでは複雑な用件が相手に伝わりにくいので、メール＋電話の複合技で用件を伝えるようにします。

メールしてから電話する方式で

電話をしてから資料を送るのでは非効率です。相手は不在かも知れません。そこでメールで文章を送ってから電話します。

しかし今回あなたが伝えたい用件は複雑です。メールだと箇条書きでもかなりの文章量なので、そんなメールをもらっても多くの人は「面倒そうだから後で読もう」と閉じてしまい、そのまま忘れ去られてしまいます。

なのでメールの冒頭に「※煩雑な内容ですので後ほどお電話しますが、まずはお目通し下さい」と一文を入れておきます。

後ほどと言いながら、すぐに電話する！

メールを入れたらすぐ電話をします。

「後ほど」は相手が不在の場合のための一文なので、そこは深く考えずに電話します。

これで電話がつながればOK、つながらなくてもまた電話すればOKです。

メールだけでも完結する文章を心がける

複雑な用件を確実に伝えるには「メール＋電話」が基本ですが、メールだけで返信がもらえれば儲けものですし、逆にメールだけで意味が伝わらなければ相手に対して失礼になります。なのでメールだけで用件が済むことを前提にして文章を構成します。

箇条書きで必要なことを簡潔に書くには訓練が必要ですが、これは少しずつ日々の仕事の中で鍛えましょう。

自分では伝え漏れが無く書いたつもりでも、相手からすると分からない部分があって指摘されることがあります。しかし、そんなときこそ客観性を磨くチャンスだと思って文章を練り直すようにします。

また、十分に客観性がある文章でも熟読してもらえるとは限りません。それに相手の文章読解力や理解力が足りないこともあります。

なので、そんなケースに備えて「メール＋電話」の複合技にするのです。

理を優先し、情を添える

…これは松下幸之助の言葉ですが、メールで用件(＝理)を伝え、電話で相手に寄り添った解説(＝情)をするというイメージです。

世の中の人の立場やレベルはそれぞれです。読解力や理解力、解釈の仕方もそれぞれです。

自分が劣っていても、逆に優れすぎていても、相手との差異があると「メールだけ」「電話だけ」ではうまく行きません。

その差異を埋め、誤解が生じないようにするために説明を尽くし、手を尽くし、そして情を添えて仕事をしましょう！