いかにしてマニュアル化するか？　その具体的方法！

仕事上のノウハウをマニュアル化するのは大切なことですが、しかしいつ・どのように作れば良いのでしょうか？

頭ではマニュアルの必要性を分かっていても、何に対してどんなタイミングで、どのように作れば効率的か分からない人が多いと思います。

そこでマニュアル作成の基本を説明したいと思います。

マニュアルがあれば何度も試行錯誤しなくて済む！

さて、まずは何のマニュアルを作ればよいかですが、3回以上繰り返す仕事は全てマニュアルを作るべきというのが私の考えです。

しかしそれではほとんどの仕事にマニュアルが必要になって仕事どころではないと思うかもしれません。あなたがそう思うのはごもっともですが、ここで少し考えてほしいのです。

3回以上繰り返す仕事ですが、あなたは3回目に1回目や2回目と同じクオリティとスピードでその仕事をこなせたでしょうか？

もしそうではなかったとしたらマニュアルを作るべきなのです。
初めてその仕事をしたときにマニュアルを作っていれば、2回目も3回目もラクに仕事をこなせたのです。

いつマニュアルを作ればいいのか？

マニュアルを作るもっとも良いタイミング、それは1回目に試行錯誤しながら仕事をしているときです。

初めてある仕事をするときは要領を得ないので苦労します。しかし苦労しているこのタイミングで気づいたことをメモしながら仕事を進めると、流れを整理しながらマニュアル化できるのでメリットが多いのです。

メモする行為は頭のなかの物ごとを整理しながら文字にすることなので、モヤモヤしていた思考がスッキリします。同時にそのメモが備忘録＝マニュアルになるので一石二鳥です。

なので立派なものを作ろうと意気込まなくても大丈夫です。仕事の流れや注意事項をメモとしてひたすら書き留めておけば、それがそのままマニュアルになるのです。

メモ＝備忘録→マニュアル化！

しかし断片的なメモ書きのままでは時間が経つと何のことか分からなくなります。そこで今度は箇条書きで流れを書いていきます。

例えばセミナーの仕事をマニュアル化するとこうなります。

…これは私の思いつきで書きましたが、セミナーにはこのような流れとタスク(＝やること)があります。

マニュアル化のコツは上記のように★で記した大区分から「開場後」や「終了時」などの中区分、そして更に細かいタスクに分けていくと良いでしょう。

このように実際にマニュアル化すると分かりますが、ひとつの物ごとには実に多くのタスクがあるのです。

しかもこれは私が想像で書いたものなので、実際にセミナーを開けば足りないことや困りごとがたくさん出てきます。しかしそんなときこそ、このマニュアルにそれらを書き加えていけばよいのです。

また、基本的にどんな物ごとでも★印の項目を細分化することで成り立つので、マニュアルのフォームを使い回すことが可能です。

マニュアルは一気に作ろうとすれば挫折します。なので…、

1. 仕事をする過程で
2. そのつど
3. 少しずつ
4. 足りないことや困ったことは後日付け加える

…こうしてマニュアルの完成度を高めていくのです！

まとめ

• マニュアルがあれば何度も苦労しなくていい→「記憶」より「記録」を。
• 3回以上繰り返す仕事＝ルーティンワークをマニュアル化しよう。
• マニュアル作成、その絶好のタイミングは初めての仕事に取り組んでいるときだ。
• メモ＝備忘録→マニュアル化。
• フォームを作っておけば使い回せる。
• マニュアルは一気に完成しない→そのつどノウハウを付け加えて、あなただけのオリジナルを作ろう！