フォルダの階層は浅く、ファイル名は長くする！

PC内のデータを徹底的に整理しようとするあまり、フォルダを作りまくって階層を深くし過ぎている人がいますが、フォルダの階層を深くすればするほど、使いにくくなります。

当の本人はきれいに整理しているつもりですが、その使いにくさに気づいてさえいないのです…！

フォルダ階層を増やさない！

私はPCのフォルダは3階層ほどにすべきだと考えています。

…上の図のようにフォルダがあったとして、展開するとこうなります。

このような感じでフォルダは3階層までにします。どうしてもという場合でも、もう1階層までにします。

それより階層を深くするとデメリットだらけになります。

1. フォルダを開いて開いて開いて…と、欲しいファイルにたどり着くまでが煩雑になりすぎる
2. 毎回フォルダを作ること自体が煩雑
3. フォルダAに分類するか、フォルダBに分類するか、『どこに分類してよいか分からない問題』が発生する
4. どのフォルダに何を入れたか探すのが面倒で複雑になる

…このように良いことが全くありません。
強いて良いことがあるとすれば、完璧に整理整頓されているという自己満足だけです。

分類しきれないファイルをどうするか！？

これは難しい問題ですが、私は「あえて分類しない」という方法をとっています。仕事はシンプルに、整理整頓もシンプルに、これが私が考える大原則なので、フォルダに関しても極力シンプルになるようにします。

具体的には新たにフォルダを作らずに「その他フォルダ」に入れるのです。
少しでもどこに入れるか迷った場合、全て「その他フォルダ」に入れてしまいます。

PC内のデータは全て検索が可能なので、とにかく「その他フォルダ」に放り込んでしまうのです。

新たにフォルダを作るタイミングは！？

時間が経つほど、その他フォルダにたくさんのファイルが溜まりますが、多く集まったジャンルを新たに作ったフォルダに移動してひとまとめにします。

例えば商品の修理をしたとします。あなたの会社の商品は壊れにくいので、修理は年に数回ほどです。修理のレポートはほとんど溜まりません。

しかしそれでも数年経てば「その他フォルダ」にかなりの修理レポートが溜まってきます。その頃合いで「修理レポートフォルダ」を作って全てを移動するのです。

まずは分類できないものは片っ端から「その他フォルダ」に放り込み、同じファイルが溜まってから新たにフォルダを作れば、勝手に秩序が生まれます。

最初から色んなフォルダを作るのは、ムダな上にどんなフォルダを用意すればいいかが分かりません。なので「秩序は後からついてくる」と考えておきましょう！