その会議、本当に必要ですか！？

多くの会社で会議の多さと長さが問題になっていますが、いっこうに改善される気配はありません。

会議が多いと、開発者ならじっくり腰を据えた研究ができません。営業パーソンなら客先訪問件数が減ってしまいます。

どんな立場の人であれ、注力すべき仕事がムダな会議のために削られるのです。
これでは会社全体の生産性も上がりません。

ではなぜ、どこの会社でも会議が多くて長くなるのでしょうか？

会議は全てを徹底して明確にする方が効率的！

それは会議の目的が不明確な状態で始まり、結論も不明確なままで終るからです。
全てが曖昧で、なかには「なぜ私はこの会議に呼ばれているんだ？」という人さえいる始末です。

これを防ぐには、全てを徹底的に明確にすることが必要です。
何となく招集しない、何となく始めない、何となく終わらない、…この「何となく」を全ての場面で排除し、全てを明確にするのです。

まず「何のために集まるのか」です。「取りあえず」や「まぁ、とにかく」ではダメです。必ず目的を明確にします。もし目的を明確にできないのなら、その会議はやるべきではないのです。まずはシビアに目的を定める必要があります。

しかし目的を明確化することで、誰を招集すべきかが見えてきます。

誰もが忙しいという前提で人員を厳選します。「Aさんを呼んだら同じポジションのBさんも呼ばないと」ではなく「AさんとBさんは同じポジションだから、今回はAさんだけにしよう」とするのです。

人数を減らす方向で調整を！

人数を厳選すると会議にハリが出てきます。

同じポジションの人がたくさんいると「Aさんだけでいいのに何でBさんや私(＝Cさん)も出る必要があるのか」となり、気が緩んでしまいます。

また、同じポジションの人がいれば、(私ではなく)その人が答えてくれるだろうと考えるのが人間です。
Cさんがそう思っているのと同時に、AさんもBさんも同じことを思っています。結果、当事者意識がない人ばかりの会議になります。

しかし人数を厳選すれば、ひとりひとりが当事者意識を持たざるを得ません。人数が少ないとひとりだけ黙っているわけにはいきませんし、いつ指名されるかも分からないからです。人数を厳選すると必然的に緊張感のある会議になるでしょう。

このように会議の前から会議の出来・不出来が決まってしまうのです。
なので「会議をするかしないか？」自体を熟考すべきですし、目的も人選も明確にすべきなのです。

「何となく」で始めない！

会議の目的は頭の中で明確になっているだけではなく、明確に文章化できてはじめて意味があります。

こうして目的を文章化した上で、単なる人数合わせではない厳選したメンバーで会議をする場合と、「何となく」ではじめる会議ではスタート以前から出来・不出来が違うことはある意味当然と言えるでしょう。

「何となく」で始めた会議は会議招集者もモヤモヤした状態なので、上手く進行できません。招集された側はモチベーションも含めてもっとダメな状態なので意見も出ません。そうすると業を煮やした招集者が「もっと意見を出せ！」と声を荒げることになりますが、それで良い意見が出ることはありません。

このように会議の本質を見極め、活発な意見で溢れる会議を目指してほしいところです。それは会議招集者が会議の本質をどのくらい理解しているかにかかっているのです。

そもそもその会議、必要ですか？

有意義な会議にするためには、会議自体が必要かどうかから考えます。

会議自体が必要ないケースは多々あります。会議招集者以外のモチベーションが極端に低いケースがたくさんあるからです。

誰もが日々の仕事で忙しくしています。それなのに突然、強制的に会議のメンバーに招集されて出席を迫られる…。招集された方は「本当にその会議、必要？」という疑問が頭をよぎりますが、そんなことが言える雰囲気ではありません。

そんなことが言える「風通しの良い職場」は強制的に会議をしません。まず会議が必要かを考えます。風通しの良い会社は何ごとにおいても無理強いは少なく、物ごとを合理的に考える傾向があるからです。

アリバイ作りのための会議は最悪！

さて、その会議の真の目的ですが、会議招集者のアリバイ作りのためであることが多々あります。会議招集者である中間管理職の社員、例えば課長が部長に対して「ちゃんと課員を指導していますよ」というポーズのために会議をするのです。

毎週の定例会議、本当に「毎週」する必要があるでしょうか？
「隔週」ではダメでしょうか？
まずはこのあたりから見直すべきです。

1回の会議が2時間だったとしても、強制的に招集すると、その2時間のために外回りの営業を中止して会議に参加する人が出てきます。
下手に「会議に出られません」と言って上司の不興を買うより、外回りの予定を中止した方が賢いからです。

当然、会社の真の利益にはなりません。
毎週会議をすれば、不毛な拘束によって毎週ロスが出ます。

会議は皆の貴重な時間を削ってやっている意識を持つことが大切です。そう考えれば多くの場合、毎週ではなく隔週、あるいは月1回でも良いとなるはずです。

どうしても削れない会議であったり、様々な意見が飛び交う有意義な会議なら良いのですが、惰性でやっている会議は極力削るようにすべきなのです！